Microsoft bietet anerkannten gemeinnützigen Organisationen Zuschüsse und Rabatte für Microsoft 365 an. Das Angebot ist interessant, aber weder die Schweizer Rechtsform noch die Bezeichnung «Verband» oder «NGO» genügt für sich allein. Zudem ändern sich Angebote, Preise und Verfügbarkeit.

Stand der Prüfung: 8. September 2026. Verbindlich sind die Microsoft-Berechtigungsregeln, die aktuelle Angebotsseite und das Angebot, das Microsoft nach der Prüfung im Nonprofit-Portal für die Schweiz anzeigt.

Wer ist berechtigt?

Microsoft verlangt einen im jeweiligen Land anerkannten Nonprofit- oder NGO-Status und eine gemeinnützige Mission. Die Organisation muss die zusätzlichen Nutzungsbedingungen erfüllen. Microsoft nennt unter anderem Behörden, formale Bildungseinrichtungen, Berufs-, Handels- und Wirtschaftsverbände sowie politische Organisationen als nicht berechtigt. Ein Verein nach Art. 60 ZGB oder eine Stiftung ist deshalb nicht automatisch zugelassen; Zweck und Tätigkeit sind entscheidend, und Microsoft entscheidet über die Aufnahme.

Die Registrierung muss laut Microsoft durch eine angestellte Person oder eine strategisch tätige freiwillige Person der Organisation erfolgen, nicht durch den externen IT-Dienstleister. Die Berechtigung wird durch einen Validierungspartner anhand der Microsoft-Kriterien, öffentlicher Register und gegebenenfalls zusätzlicher Unterlagen geprüft. Microsoft nennt in seiner Nonprofit-FAQ eine mögliche Bearbeitungszeit von bis zu sieben Arbeitstagen. Die frühere pauschale Aussage, der Schweizer Prozess laufe zwingend über TechSoup.ch, lässt sich aus den aktuellen Microsoft-Unterlagen nicht ableiten.

Wer darf eine Nonprofit-Lizenz nutzen?

Hier ist zwischen Zuschuss und Rabatt zu unterscheiden:

• Zuschusslizenzen sind nach den Microsoft-Regeln für bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte Führungspersonen bestimmt. Mengenlimiten und Länderangebot gelten zusätzlich.
• Rabattierte Lizenzen dürfen auch Freiwilligen und temporären Mitarbeitenden zugewiesen werden.
• Begünstigte, Spendende und gewöhnliche Mitglieder eines Vereins oder Clubs sind nicht allein wegen dieser Rolle berechtigt.

Microsoft verlangt bei Zuschüssen ausserdem eine regelmässige Bestätigung der Berechtigung und nennt eine aktive Nutzung von mindestens 85 Prozent der gewährten Lizenzen. Nicht benötigte Lizenzen sollten entfernt werden.

Welche Microsoft-365-Angebote gibt es?

Die öffentliche US-Angebotsseite führte am Prüfdatum Microsoft 365 Business Basic als Zuschuss für bis zu 300 berechtigte Benutzer sowie Business Standard und Business Premium zu rabattierten US-Preisen. Microsoft weist gleichzeitig darauf hin, dass nicht jedes Programm in jedem Land verfügbar ist. Die früher genannten CHF-Beträge und daraus berechneten Jahresersparnisse sind deshalb keine belastbare Schweizer Preisauskunft und wurden entfernt. Prüfen Sie Währung, Mehrwertsteuer, Vertragslaufzeit, Teams-Variante und Verfügbarkeit direkt im Schweizer Tenant oder über einen autorisierten Lizenzpartner.

Business Basic

Der öffentlich beschriebene Nonprofit-Plan umfasst Web- und Mobilversionen der Office-Apps, Geschäfts-E-Mail, Teams, SharePoint und 1 TB OneDrive-Speicher pro Benutzer. Desktop-Apps und die erweiterten Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen von Business Premium gehören nicht zum Basic-Umfang.

Business Premium

Business Premium ergänzt unter anderem Desktop-Apps, Identitäts- und Zugriffsrichtlinien, Geräteverwaltung sowie erweiterten Schutz vor Bedrohungen. Die genaue Produktzusammensetzung ist auf der aktuellen Microsoft-Planseite zu prüfen. Microsoft 365 Copilot, bestimmte Purview-Funktionen, Premium-Connectoren in Power Apps und weitere Zusatzdienste können eigene Lizenzen oder nutzungsabhängige Kosten erfordern.

Was bedeutet das für einen kleinen Verband?

Für ein Sekretariat können Exchange Online, Teams, SharePoint und OneDrive eine gemeinsame Arbeitsumgebung bilden. Externe Vorstandsmitglieder lassen sich grundsätzlich als Teams-Gäste einladen. Gastzugang ist jedoch eine mandantenweite Konfiguration und kein Freipass: Identität, Berechtigungen, regelmässige Zugriffsprüfung und die Lizenzbedingungen der verwendeten Zusatzfunktionen bleiben zu klären. Microsoft beschreibt dies in der Teams-Gastzugangsdokumentation.

Ein Mitgliederbereich in SharePoint eignet sich für einen abgegrenzten Kreis authentifizierter Gäste. Für ein öffentliches oder breit angelegtes B2C-Portal ist eine Canvas-App nicht automatisch die passende Lösung: Canvas-Apps werden mit Entra-Gästen geteilt, und jeder Benutzer benötigt zur App und zu ihren Datenquellen passende Nutzungsrechte. Für externe Websites mit anonymen oder authentifizierten Benutzern ist Power Pages das dafür vorgesehene Produkt; dessen Kapazitäts- und Lizenzmodell muss separat kalkuliert werden. Siehe Canvas-Apps mit Gästen teilen und Power-Platform-Lizenzierungs-FAQ.

Vorgehen

1. 1Microsoft-Berechtigungsregeln gegen Rechtsform, Mission und Tätigkeit prüfen.
2. 2Die Organisation durch eine berechtigte interne Person im Microsoft-Nonprofit-Portal registrieren lassen.
3. 3Das tatsächlich für die Schweiz angezeigte Angebot und die Nutzerberechtigung dokumentieren.
4. 4Erst danach Tenant, Domain, Identitäten, Gastzugang, Datenschutz und Informationsstruktur konzipieren.
5. 5Zusatzlizenzen für Power Apps, Power Pages, Purview, Copilot oder Telefonie separat prüfen.

Fazit

Microsoft 365 kann für berechtigte Schweizer Nonprofits deutlich günstiger sein. Entscheidend sind aber die Microsoft-Kriterien, die Rolle der einzelnen Benutzer und das aktuell im Land verfügbare Angebot. Eine seriöse Offerte verwendet deshalb keine ausländischen Listenpreise als Schweizer Preis und trennt Grundlizenz, Zusatzdienste und Einführungsaufwand.

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